Contexte
Les services de génie biomédical reçoivent régulièrement des demandes provenant des unités cliniques, des gestionnaires et des équipes de projet. Ces requêtes peuvent concerner l’acquisition, le remplacement, l’évaluation, l’intégration ou le suivi d’un équipement médical.
Elles arrivent souvent par différents canaux : courriels, formulaires, réunions, fichiers de suivi ou systèmes de gestion existants. L’information se retrouve alors dispersée, même lorsque les outils nécessaires sont déjà présents dans l’organisation.
Défi
Requêtes reçues par plusieurs canaux
Informations incomplètes ou présentées différemment
Critères de priorité variables
Suivis et effectués manuellement
Difficulté à connaître le responsable et le statut de chaque demande
Visibilité limitée sur le volume, les priorités et les délais
Risque de demandes oubliées ou traitées en double
Solution
Nexavia vous aide à structurer et à mettre en place un système de réception, de priorisation et de gestion des requêtes biomédicales à partir des outils déjà utilisés dans votre organisation.
L’objectif n’est pas de remplacer vos systèmes, mais de mieux organiser le parcours des demandes et de consolider l’information nécessaire à leur suivi.
Chaque requête peut être enregistrée dans un format structuré, catégorisée selon des critères définis, attribuée à une personne responsable et suivie à travers les différentes étapes de son traitement.
Selon votre environnement, la solution peut s’appuyer sur les formulaires, les messageries, les listes, les bases de données, les outils collaboratifs et les systèmes de gestion déjà en place.
Notre accompagnement peut notamment couvrir :
Cartographie du processus actuel
Définition des catégories et des informations requises
Conception du formulaire de réception
Définition des critères de priorité
Structuration des statuts et des responsabilités
Automatisation des notifications et des relances
Mise en place d’une vue consolidée des requêtes
Documentation et transfert à votre équipe
Vous conservez la gestion quotidienne des requêtes et les décisions de priorité.
Nexavia structure la solution nécessaire pour rendre le processus plus cohérent, visible et traçable, à partir de votre environnement existant.
